Coordonnateur(trice) accueil et administration

Montréal, Québec, Canada | Full-time

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L’Escale Famille Le Triolet embauche! Rejoignez une équipe dévouée et passionnée!

 

COORDONNATEUR(TRICE) ACCUEIL ET ADMINISTRATION

 

QUI NOUS SOMMES
Escale Famille Le Triolet est une réponse à un besoin de répit nommé par un groupe de mères du quartier Mercier-Ouest. Créé en 1992, l’organisme a su au fil des années, tout comme les familles d’aujourd’hui, s’ajuster aux nombreux changements et défis qu’offre le quotidien. L’organisme propose aux familles un milieu de vie teinté d’une approche d’ouverture et de respect, un lieu d’accueil, d’accompagnement, de référence et d’entraide. C’est un milieu qui permet la réflexion, l’apprentissage,
l’action et la participation de parents et intervenants qui ont à cœur le bien-être des familles.
L’équipe de l’Escale Famille Le Triolet est composée de personnes dévouées et engagées par sa mission de favoriser le développement global de l’enfant tout en soutenant le parent dans son rôle. Le potentiel et les talents de l’ensemble de l’équipe sont mis à contribution et tous ont l’opportunité de se réaliser pleinement dans leur travail.

 

VOTRE RÔLE DANS L’ORGANISATION
Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne titulaire du poste est le tout premier point de contact de l’organisme. Elle est donc responsable d’offrir un accueil chaleureux et inclusif, en toutes circonstances et ce, autant en personne que par téléphone. Elle doit aussi assurer la gestion quotidienne entourant la tenue de livres et le processus de paie. Finalement, elle a la responsabilité d’assurer différentes tâches administratives liées à la gestion des dossiers des membres, au traitement du courrier ainsi qu’à la coordination de certaines rencontres internes.


La personne titulaire du poste est plus spécifiquement appelée à :


Accueil et réception

  • Recevoir toutes personnes qui se présentent dans le bureau et les diriger au bon endroit;
  • Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transférer les appels;
  • Prendre les réservations pour la halte garde ainsi que les activités, ateliers et sorties;
  • Répondre aux demandes d’information et acheminer les appels aux personnes concernées;
  • Prendre, distribuer et poster le courrier;
  • Produire le calendrier mensuel des activités;
  • Gestion et traitement des dossiers des membres;
  • Remettre aux parents les formulaires d'inscription, les valider et remettre la carte de membre;
  • Appliquer la procédure reliée aux besoins spécifiques des allergies des enfants;
  • Ouvrir le dossier des nouveaux membres et mettre à jour la base de données;
  • Classer le dossier des membres et mettre à jour la liste des membres et les fiches des enfants.

Organisation et gestion des documents

  • Réviser périodiquement et mettre à jour différents outils, formulaires et fiches de travail (livres, bulletins, guides,cartables, répertoire téléphonique, registres, etc.);
  • Tenir à jour les statistiques;
  • Tenir un système de gestion informatique des dossiers, des activités, des ateliers et des autres documents de référence de l’organisme;
  • Cueillette des données et production calendrier mensuel d’activités;
  • Support dans les activités relatives au recrutement pour l’organisme (i.e. affichage de poste, tri des candidatures, prise de références).

Comptabilité

  • Assurer la vérification et l’entrée des factures à payer dans le système comptable;
  • Préparer les chèques pour signatures ou les virements bancaires;
  • Préparer et acheminer les factures et faire le suivi des paiements;
  • Faire les dépôts des chèques à l’institution financière appropriée.
  • Percevoir l’argent pour les frais de garde et les comptabiliser;
  • Assurer la gestion de la petite caisse;
  • Faire la conciliation bancaire;
  • Vérifier et gérer les comptes de dépenses;
  • Collaborer avec la comptable pour les processus de fin de mois et de fin d’année;
  • Effectuer la vérification des montants de TPS et TVQ et préparer les formulaires des réclamations;
  • Conserver et classer tous les documents, preuves ou relevés nécessaires à la gestion comptable.

Paie

  • Préparer et valider les feuilles de temps des employés de l’organisme;
  • Assurer le traitement de la paie pour l’ensemble des employés;
  • Procéder à la création des dossiers pour les nouveaux employés dans le système de paie ;
  • Assurer la mise à jour des dossiers des employés, incluant la gestion et la saisie des changements aux informations personnelles;
  • Effectuer divers suivis et saisies de données relativement aux vacances, absences et aux ajustements salariaux;
  • Concilier et effectuer la remise des diverses déductions à la source (D.A.S) ;
  • Répondre aux questions des employés relativement à la paie.

Dynamique d’équipe

  • Participer à la rédaction des rapports d’activités trimestriels et annuels;
  • Participer à la réunion d’équipe hebdomadaire;
  • Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe;
  • Respecter la confidentialité du service et des membres de l’équipe.


VOTRE PROFIL ET VOS TALENTS
Scolarité et expérience

  •  Diplôme d’études professionnelles en comptabilité, secrétariat ou dans un domaine connexe jumelé à 1 à 3 ans d’expérience pertinente au poste;
  • Expérience dans un contexte d’OBNL (un atout)
  • Connaissance des logiciels suivants : Suite Microsoft Office, SAGE 50, Desjardins EmployeurD;
  • Connaissances d’un logiciel de gestion de projets, tel qu’Asana ou Trello (un atout);
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit;
  • La maitrise de la langue anglaise sera considérée comme un atout.

Compétences requises

  • Avoir une bonne gestion des priorités;
  • Entretenir de bonnes relations interpersonnelles;
  • Démontrer de la minutie et de la rigueur;
  • Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de débrouillardise;
  • Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et le travail d’équipe;
  • Avoir une facilité à communiquer et une bonne capacité d’écoute;
  • Soutenir avec vigueur la mission de l’organisme;
  • Faire preuve de jugement et de discrétion.

 

POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS?

  • Faire partie d’une équipe dévouée, passionnée et consciencieuse du milieu communautaire;
  • Grand accent mis sur la conciliation travail-famille et sur la flexibilité des horaires de travail;
  • Valeurs humaines et familiales, telles que l’ouverture, le respect, l’écoute et l’entraide;
  • Des défis et des projets variés et stimulants;
  • Travailler pour un organisme ouvert à la communauté et faisant exempt de jugement;
  • Vivre une approche plus personnelle avec la clientèle;
  • Participer à l’amélioration des conditions de vie des familles de Mercier-Ouest;
  • Le sentiment d’aider concrètement des familles dans leurs enjeux quotidiens, accentuant la perception de sens à son travail.