Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal, Québec, Canada | Full-time

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Le président d’Emergex se cherche un bras droit pour prendre en charge une bonne partie de l’administration de l’entreprise. En tant que pivot entre notre équipe, nos clients, nos fournisseurs et le président, vous serez au cœur de l’action!

Poste permanent entre 32 et 40 heures par semaine réparties sur 4 ou 5 jours, en télétravail et au bureau (au moins 2 jours par semaine), avec présence au moins durant la plage de 10 h et 16 h. Durant la Covid, très peu d’employés sont physiquement au bureau et ils respectent les consignes sanitaires.

Qui nous sommes?

Fondée en 1994, Emergex RS&DE Subventions (www.emergex.com/carrieres) est une firme de 15 employés et consultants en financement d’entreprises technologiques par la réclamation de crédits d’impôt de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) et affaires électroniques (CDAE), le programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) et d’autres aides gouvernementales.

Emergex a mérité la certification Employeur Remarquable<sup>®</sup> du Bureau de la normalisation du Québec (BNQ) qui reconnaît l’excellence dans la gestion des ressources humaines et la qualité de l’environnement de travail.

Nous offrons

  • Horaire flexible, vacances flexibles et télétravail qui respectent la conciliation travail / vie personnelle. Chez Emergex, chaque heure travaillée est une heure payée. Nos employés ont le contrôle de leur horaire!
  • Assurances collectives
  • Accès à des voitures partagées de Communauto pour usage personnel à des tarifs de groupe privilégiés
  • De magnifiques bureaux dans un édifice historique du Vieux-Montréal, à 500 m du métro, avec une cuisine et une douche pour se rafraîchir après le gym, le vélo ou la course
  • Emergex offre des opportunités de carrière égales et un recrutement équitable
  • Rémunération entre 19 $ et 24 $ / h, selon l’expérience, incluant une prime annuelle de 7 à 15 % selon la performance individuelle

Vos défis et vos fonctions

  • Responsable du soutien administratif pour toute l’équipe et le président (gestion de boîtes de courriel, maintenir nos bases de données, préparer des documents souvent à partir de modèles, organiser des réunions, etc.)
  • Coordonner les suivis avec les clients, fournisseurs et gouvernements (suivis, facturation, recevables, collection, faire les paiements, négocier des ententes de paiement)
  • Gérer la paie, les assurances collectives et les feuilles de temps
  • Responsable du recrutement et du soutien aux employés (analyse des CVs, préentrevues téléphoniques, accueil, etc.)
  • Superviser la technicienne comptable externe et réviser les entrées comptable
  • Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques (5 à 15 appels par jour)
  • Responsable de la logistique et de l’organisation efficace du bureau

Votre profil et vos principales forces

  • Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif comportant des responsabilités variées
  • Diplôme d’études collégiales ou universitaire dans un domaine pertinent
  • Orientée résultats et résolution de problèmes
  • Très organisée, souci du détail et de la qualité
  • Polyvalence, initiative, efficacité, réactivité
  • Bonnes habiletés de communication orale et écrite en français et anglais
  • Expérience en comptabilité au Québec, de préférence avec le logiciel QuickBooks
  • Maîtrise des outils informatiques Outlook, Excel, Word, Windows et Internet

Atouts

  • Expérience de travail dans une PME, de préférence une firme de services professionnels

Date d’entrée en poste : dès que possible

Vous avez envie de vous joindre à l’équipe et être au cœur de l’action? Envoyez votre CV de préférence en format Word en précisant la référence « Via007 ».